О Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел

18.02.2015 13:09
Заместитель начальника отдела ведения ЕГРП, гармонизации и верификации данных ЕГРП и ГКН Дмитрий Броднев рассказал «Казанской недвижимости», как создаются и работают архивы документов в Росреестре по РТ.
С целью оптимизации деятельности Росреестра, его территориальных органов и подведомственных учреждений по хранению архивных документов и повышению качества предоставлению государственных услуг, а также во исполнение плана мероприятий ("дорожной карты") "Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 01.12.2012 N 2236-р, федеральной целевой программы "Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учета недвижимости (2014 - 2019 годы), утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 10.10.2013 N 903 (далее – Программа) приказом от 5 сентября 2014 года № 426 была утверждена Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел (далее – Стратегия).

Стратегия определила основные направления деятельности по оптимизации состава хранимых в бумажном виде дел правоустанавливающих документов, хранимых в архивах Росреестра, размещенных в его территориальных органах:
перевод в электронную форму документов,
создание централизованных архивохранилищ бумажных документов для дальнейшего эффективного архивного хранения в бумажном виде документов,
создание электронных архивов документов с целью оперативного использования документов в электронной форме в сфере государственной регистрации прав. 
Стратегия направлена на определение базовых принципов комплектования, учета, хранения, использования и уничтожения архивных документов в сфере государственной регистрации прав.
Для оптимального использования площадей и контроля над качеством и сохранностью документов в архиве Центрального аппарата Управления Росреестра по РТ и в архивах Альметьевского, Бугульминского и Зеленодольского отделов на смену устаревшим стационарным стеллажам установлены мобильные перекатные стеллажи, что позволило увеличить места для хранения вновь поступающих документов.

Также с целью расширения площадей хранения документов в настоящий момент в Управлении Росреестра по РТ проводятся мероприятия по перекомплектованию архивных дел и уничтожению книг учета документов со сроком хранения более 10 лет. 

Существующая в Российской Федерации и в Республике Татарстан в частности ситуация в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним характеризуется стабильно растущим количеством регистрационных действий, в результате которых в архивы Управления Росреестра по Республике Татарстан и его территориальных отделов поступают документы, содержащие как минимум 10 листов бумажных документов формата A4.
Загруженность существующих архивохранилищ на сегодняшний день крайне высока, и она продолжает расти. В среднем загруженность архивохранилищ составляет 97%.

Прогнозируя сохранение существующих объемов поступления документов на архивное хранение, то есть роста количества регистрационных действий, приведет к увеличению заполняемости в течение ближайших 7 лет необходимых площадей для архивохранилищ в несколько раз. При этом свободные места, предназначенные для хранения документов, в существующих архивохранилищах территориальных органов Росреестра во многих субъектах Российской Федерации могут быть попросту исчерпаны.

В условиях необходимости постоянного (бессрочного) хранения значительной части регулярно прирастающего объема документов, обусловленной нормативно-правовыми требованиями, происходит рост затрат на осуществление такого хранения, который приводит к дефициту соответствующих ресурсов. В связи с этим возникает безотлагательная необходимость в изменении самой практики архивного хранения документов, используемых в сфере государственной регистрации прав.

Основными документами в сфере государственной регистрации прав, находящимися на хранении в архивах Росреестра и его территориальных органов, являются дела правоустанавливающих документов (далее - ДПД) и книги учета документов. 

Наиболее объемными документами являются ДПД. Они занимают порядка 80% площадей в архивохранилищах документов в сфере регистрации прав.
Таким образом, Стратегия включает в себя перевод документов в электронный вид.
Сканирование архивных документов в Управлении Росреестра по РТ началось в октябре 2014 года. На сегодняшний день в архиве Управления Росреестра по РТ и его территориальных отделах хранится порядка 2 800 000 ДПД (средний листаж одного ДПД составляет 30 листов). Таким образом, среднее количество хранимых листов составляет порядка 84 000 000.

По состоянию на 31.12.2014 общее количество отсканированных ДПД составило 79 300 единиц. С учетом среднего количество листажа получаем порядка 2 379 000 листов.
В соответствии с решением Коллегии Управления Росреестра по РТ от 14.01.2015 в 2015 году предстоит отсканировать 20% архивных дел от общего числа, а именно порядка 560 000 ДПД.
С начала 2015 года Управление Росреестра по РТ перешло на стопроцентное сканирование всех документов, поступающих при приеме заявлений граждан. В тоже время внутренний документооборот регистрационных дел для осуществления правовой экспертизы также переведен в электронную форму, то есть теперь практически полностью отказались от подъема бумажных дел из архива.

Стоит отметить, что в октябре 2013 года при утверждении ФЦП «Развитие единой государственной системы регистрации прав и кадастрового учета недвижимости (2014 - 2019 годы)» Правительством РФ было принято решение о строительстве в Казани централизованного архивохранилища Росреестра по Приволжскому федеральному округу с финансированием из средств федерального бюджета. Ключевую роль в строительстве архива, именно в Казани, сыграло волевое решение Президента Республики Татарстан Рустама Минниханова о выделении бесплатной земли. 

В заключении хотелось бы озвучить наиболее приоритетные цели и задачи, которые предстоит решить в рамках начавшихся грандиозных работ:
перевод в электронную форму накопленных в бумажных архивах дел правоустанавливающих документов, а также организация их постоянного хранения;
оптимизация состава хранимых бумажных документов, достигнутая в рамках перекомплектования;
cовершенствование существующей системы комплектования, учета и хранения архивных документов в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;
создание и развитие единой системы "электронный архив", обеспечивающей возможность хранения и использования электронных документов, в том числе в качестве юридически значимых;
создание централизованных архивохранилищ для архивного хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра.


Дмитрий Броднев 

Похожие статьи

comments powered by HyperComments

Последние статьи

С тем, что застройщик не соблюдает первоначально установленные сроки сдачи дома, к сожалению, некоторым дольщикам сталкиваться приходится. Как действовать в этом случае и изначально минимизировать риски?
20 часов назад
Можно ли найти подход к любому клиенту? Да, но для этого нужно разбираться в людях и знать хитрости общения.
3 дня назад
Какие государства наиболее «дружественны» к людям пенсионного возраста, и на каких условиях пенсионеры с разным бюджетом могут комфортно переехать в другую страну?
4 дня назад